مفاهیم زیربنایی کانبان (۸)- جریان کار را مدیریت کنید

سومین تجربه‌ی اصلی کانبان بر مدیریت صحیح جریان کار، تمرکز دارد.به همین جهت سعی می‌شود تا با ارائه‌ی راهکارهایی میزان روان بودن (Smoothness) جریان کار توسط تیم سنجیده شود و در صورت لزوم، راهکارهایی نیز برای تسهیل جریان یافتن کارها ارائه می‌شود.

روان بودن جریان کار یک دغدغه‌ی ذهنی است! حتی در برنامه‌ی آموزشی مدیران شرکت تویوتا نیز این موضوع لحاظ شده است و آنها در طول فرایند آموزش، ساعت‌ها وقت صرف مشاهده‌ی خطوط تولید می‌کنند تا کوچک‌ترین انحراف از حد ایده‌آلِ روان بودن را بیابند. بنابراین، هیچ فرایند تولیدی آن قدر روان نیست که دیگر هیچ جایی برای بهبود بیش‌تر نداشته باشد.

اگرچه خطوط تولید را نمی‌توان مشابه کار دانشی و خلاق توسعه‌ی نرم‌افزار دانست، اما وجه اشتراکی میان آنها وجود دارد: این که از توقف و اختلال در هر دو کار ناراحت می‌شویم و به جستجوی علت اختلال می‌پردازیم. وقتی به این سوال رسیدید که «مشکل فرایند ما چیست که اجازه می‌دهد این قدر راحت چنین اتفاقی بیفتد؟»، یک گام مهم به جلو برداشته‌اید.

اما از کجا بفهمیم جریان کار در تیم ما روان است؟

• در خلال جلسات ایستاده متوجه می‌شوید که تعداد اقلامی که در حال انجام‌اند و کار آنها خوب پیش می‌رود، مناسب است.
• مانعی برای تعداد زیادی از اقلام که موجب توقف آنها شده باشد، وجود ندارد.
• فکر می‌کنید (و البته می‌بینید) که کارها به صورت سریع‌تر و قابل پیش‌بینی‌تری انجام می‌شوند.

در جریان کار نیز از همان تکنیک حرکت رو به عقب که در قسمت قبل در مورد تمرکز بر مشتری به کار بردیم، استفاده می‌کنیم. به این معنا که به جای آن که در سمت چپ تخته‌ی کانبان بایستیم و کارها را به سمت راست پیش ببریم، در سمت راست تخته می‌ایستیم و بررسی می‌کنیم که چه چیزی مانع از حرکت روان کار به سمت تکمیل شدن است. در مورد هر ستون از خود بپرسید:

• اقلام کاری چگونه این مرحله از فرایند را پشت سر می‌گذارند؟ با چه معیاری می‌فهمیم آماده شده‌اند؟ این معیارها چگونه توصیف می‌شوند؟ چگونه این آماده شدن سیگنال داده می‌شود؟
• معمولاً در این مرحله، اقلام کاری چه قدر زمان می‌برند؟ چه میزان از این زمان (در صورت وجود) صرف کار اجرایی و چه میزان از آن صرف انتظار می‌شود؟
• مهم‌ترین منابعی که باعث پیش‌بینی ناپذیری می‌شوند کدامند- آیا در حال اقدام هستند یا در حال انتظار؟ آیا اقلام کاری بیش‌تر منتظر دسترسی‌های داخلی می‌مانند یا رفع وابستگی‌های بیرونی؟
• چه قدر از ظرفیت این گام صرف دوباره‌کاری می‌شود؟ یا چه تعداد از شکست‌ها به این دلیل رخ می‌دهد که کار قبلی نیازهای مشتری را به قدر کفایت برآورده نکرده است؟
• اقلام کاری چگونه تا این مرحله رسیده‌اند؟ چه طور می‌فهمیم برای کار کردن آماده هستند؟

توجه داشته باشید که پیش نیاز سوال‌های بالا، مفروضات زیر است که لازم است قبل از بررسی جریان روانِ کار، تحقق یابند:

1. فرایند اهداف مشخصی دارد که در راستای نیازهای درست تعیین شده است.
2. محدوده‌ی جریان کار، به درستی تعیین شده است.
3. جریان کار به درستی سازماندهی شده است.

گزیده:
چه خوشتان بیاید و چه بدتان بیاید، بخش بزرگی از فرایند توسعه‌ی نرم‌افزار، یک جریان کاری طبیعی دارد که لازم است به شایستگی مدیریت شود. کورِی لاداس

بخش قبلی

گروه متدهای چابک:
برای عضویت در گروه متدهای چابک، از این آدرس استفاده نمایید.