یادگیری کانبان (۶)

مترجم‌ها: یاسر کازرونی، مریم معصومی‌راد

دافنه دستهایش را باز کرد و گفت: «ما که گفتیم یه عالمه کار داریم.»

سزار سرش را خاراند و گفت: «می­‌دونستم زیاد کار داریم ولی فکرش رو هم نمی­‌کردم این‌قدر زیاد باشه… شما (هم‌تیمی‌ها) زمان‌های پر استرس و ناخوشایندی داشتید.»

بث در حالی که داشت برگه‌‌ها را می‌شمرد گفت: «ولی تعداد اینها بیش‌تر از کار «واقعیِ» (Actual) ثبت‌شده توی جیراست.» اریک برای اولین بار لحن صدایش را تغییر داد و گفت: «این همون چیزیه که ما تمام مدت سعی داشتیم بگیم.»

گروه برای مدتی ساکت شد و به تابلو خیره شد. آن­ها با تهیه‌ی این برگه‌­های کوچک که هرکدام نشان‌دهنده‌ی یک قلم کاری بود، کارهای در حال انجام را به صورت فیزیکی نشان داده بودند. یوآخیم و مارکوس در گذشته نیز بارها شاهد چنین نگاه­‌های متعجب و شگفت‌زده‌ای در گروه­‌های دیگر بودند.

مارکوس گفت: «آن‌جا اطلاعاتی وجود دارد که از یک ابزار الکترونیک به نام جیرا یا به قول یوآخیم از «یخچال اطلاعات» (Information Fridge) در آورده شده.» سپس به یوآخیم نگاه کرد و سکوت کرد تا او این استعاره (Metaphor) را توضیح دهد.

یوآخیم متوجه‌ی اشاره او شد و شروع به توضیح دادن کرد: «تصویرسازی‌ روی یک تابلوی بزرگ را «رادیاتور اطلاعات» (Information Radiator) یا انعکاس‌دهنده‌ی اطلاعات می‌نامند. اطلاعات تابلو برای افرادی که از جلوی تابلو رد می‌شوند، روشن و قابل‌فهم است. من فکر می‌کنم ابزارهای الکترونیکی گاهی شبیه یخچال می‌شوند، زیرا برای پیدا کردن چیزی که دنبالش هستید، باید درش را باز کنید و داخلش را بگردید». او خیلی مطمئن نبود کسی به حرفش گوش داده باشد زیرا اعضای تیم به تَل برگه‌های یادداشت‌ که جلوی یوآخیم بودند زل زده بودند و حواسشان آنجا بود.

مارکوس حرف یوآخیم را قطع کرد و گفت: «بیایید به چالش‌­ها برگردیم. در ابتدا ابهام درباره‌ی کارهای هر یک از افراد و کارهای فعلی کل تیم رو را بررسی کردیم. به­‌علاوه، مختصری هم در مورد اولویت­‌بندی صحبت کردیم.»

بث نگاهی به اطرافش کرد و یادداشت‌هایش را برداشت و جلوی تابلو رفت. پس از لحظاتی گفت: «با این کوه یادداشت‌ها چه­‌کار باید کرد؟»

دافنه ادامه داد: «خب! مرتب‌سازی یادداشت‌های روی دیوار توی اینکه بتونیم کار بیشتری رو انجام بدیم و مشتری‌ها را راضی نگه داریم، کمکی به ما نمی‌­کنه! کمکی می‌کنه؟»

نگاشت گردش کار

یوآخیم گفت: «خب! این برگه‌ها نشون می­ده که شما کارِ در جریان زیادی دارید. شما می‌تونید از تصویرسازی کارها استفاده‌ی بیشتری کنید، مثلاً بگذارید همه پیشرفت کارها و اولویت­های اون‌ها رو ببینند. این روش باعث افزایش شفافیت (Transparency) می‌شه و کمک ‌می‌کنه تا کارهایی که به شما می‌رسه رو اولویت‌بندی کنید.» و درحالی­که به فهرست چالش­‌ها اشاره می­‌کرد، گفت: «بیایید سعی کنیم تا گردشِ کار رو روی تابلو بنویسیم و برگه‌ها رو سمت راست تابلو بذاریم.» یوآخیم درِ ماژیک را درآورد و آماده‌ی کار شد.»

بِث پرسید: «چی رو بنویسیم؟»

یوآخیم گفت: «خب، اقلامی که مربوط به گردش کارِ سیستم شما هستند، از ایده­ یا درخواست­ مشتری گرفته، تا ویژگی­‌های تمام‌شده‌ای که انتشار یافته‌اند و برای مشتری ارزش­‌ ایجاد می‌­کنند، موافقید؟»

«آره… فکر ­کنم.». هم‌همه‌ای شد.

یوآخیم پرسید: «کار از کجا شروع می­شه؟»

فرانک گفت: « آها…، گفتنش سخته. به این بستگی داره ­که خط رو از کجا بکشی. وقتی‌که ایده‌ای برای اولین بار مطرح می‌شه؟ یا وقتی­که تصمیم می‌گیریم ایده رو عملی کنیم، یا مجوز انجامش رو می‌گیریم؟ ولی به­‌نظرم اون­ چیزی که مشخصه اینه که ما تمام کارها رو تو جیرا، سیستم ردگیری اقلام، ثبت می‌­کنیم.»

«ولی بِث»، سزار صحبت بِث را قطع کرد و گفت: «قبل از اون، من و تو کارهای زیادی انجام می‌­دیم، مگه نه؟»

بِث گفت: «آره، ولی اون کارها ساخت‌یافته نیستند، چون قبل از این­که تصمیم بگیریم چه کاری رو توی جیرا ثبت کنیم، هی مجبور می‌شیم عوضش ­کنیم. یک کار بعضی وقت‌ها یک ایده‌ی بزرگه و بعضی وقت‌ها هم یک خطای کوچک.»

اعضای تیم توافق کردند که گردشِ کار، از زمانی­ که کار در جیرا ثبت می‌شود شروع می‌شود و زمانی­ که کار انتشار یافت به پایان می‌رسد.

دافنه گفت: «نمی­‌فهمم چرا کار رو نباید در تمام مسیرها دنبال کنیم؟»

یوآخیم گفت: «خب! بیایید گام‌های گردشِ کار رو به­‌صورت ستون­هایی ترسیم کنیم». سپس شروع کرد به کشیدن ستون­ها روی تابلو ولی یک‌د‌فعه ایستاد و کشیدن ستون‌ها را ادامه نداد. او قبلاً بارها سعی کرده ­بود برای تیم‌ها این کار انجام بدهد و می‌دانست که چنین کاری باعث می‌­شود که تابلو به جای تیم، به او تعلق داشته باشد. خوش­بختانه این مسأله یک راه­ حل ساده دارد. یوآخیم ماژیک را به طرف بِث پرتاب کرد و گفت: «بهتره که شما ستون­ها را بکشید.»

مارکوس توضیح داد: «برای این­که نشان بدیم هر کاری در چه مرحله­ای قرار داره، برگه‌ رو توی ستون متناظر اون مرحله قرار می‌­دیم.»

بِث گیج شده بود چون یوآخیم هیچ نامی روی ستون‌ها ننوشته بود. بنابراین پرسید: «این نام‌ها یا مرحله‌ها چه هستند؟»

یوآخیم با پوزخندی گفت: «خب، اینجا همون­‌جاییِ که شما بچه‌ها وارد عمل می‌­شید. ما که نمی­‌تونیم همه کارها را برای شما انجام بدیم. به کارهایی که توی جیرا هنوز تمام نشده‌­اند چی می‌­گید؟»

فرانک گفت: «خب!… نمی‌­دونم. انجام‌نشده؟» صدای قهقهه توی اتاق پیچید.

سزار پیشنهاد کرد: «نظرتون در موردِ صندوق ورودی (Inbox) چیه؟»

اریک گفت: «نمی دونم. این کلمه من رو یاد صندوق پستی و ایمیل می‌­اندازه. منم از ایمیل متنفرم. نمی­شه از کلمه‌ی دیگه‌ای استفاده کنیم؟»

دافنه پیشنهاد کرد: ««آماده‌ی انجام» (To do) چه ­طوره؟ خیلی ساده­ است؟»

کسی چیزی نگفت. یوآخیم گفت: «شروع خیلی خوبیه! یادمون باشه که می­خواهیم کلمات ساده و آسان باشند. اگر بعداً نیاز شد بتونید تغییرش بدید.»

مارکوس دستش را بالا برد و گفت: «پیشنهاد می­‌کنیم که با ماژیک تابلو را ستون‌بندی کنیم. این ستون‌ها دائمی نیستند، از نوار و سایر وسایل برای کشیدن سریع‌تر ستون­ها استفاده کنید زیرا اگر وقت زیادی برای آن بگذارید ممکنه انگیزه‌ی شما برای تغییر دادنش کم­ بشه. شما باید هم‌زمان با یادگیری، ستون‌بندی رو تغییر بدید.»

همزمان با صحبت‌ مارکوس، بِث ستونی در سمت چپ تابلو کشید و عبارت «آماد‌ه‌ی انجام» را بالای آن نوشت.

یوآخیم گفت: «خب، همه‌ی برگه‌هایی که کار روی آنها را هنوز شروع نکردید، توی این ستون بذارید.»

اعضای تیم پای تابلو رفتند و برگه‌­ها را جابه‌جا کردند. بحث­ها و سوالاتی درمورد معنای واقعی برگه‌­ها مطرح شد و خیلی زود سه برگه در ستون «آماده‌ی انجام» قرار گرفت.

بخش بعدی
بخش قبلی