حلقههای بازخورد (Feedback Loops) با وجود این که ابتدا غیرضروری به نظر میرسند و اغلب نادیده گرفته میشوند، اما در افزایش سطح شفافیت فعالیتهای تیم نقش موثری دارند. خروجی حلقههای بازخورد، سیگنالهایی است که ممکن است حاکی از وجود مشکلی در سیستم باشد. بدون بازخورد به موقع، نشانههای بیماری در سیستم مورد بیتوجهی قرار میگیرند، نادیده گرفته میشوند یا آنقدر بیبرنامه و سرسری بررسی میشوند که نمیتوانیم از حل مشکلات واقعاً مطمئن شویم. بنابراین برای تبدیل شفافسازی به محرک اثربخش تغییر و بهبود، حلقههای بازخورد ضروری هستند.
به همین جهت است که جلساتی در کانبان طراحی شدهاند که انواع مختلف بازخورد را فراهم میکنند. در ادامه به سه مورد از این نوع جلسات میپردازیم.
۱- جلسات ایستاده (The Standup Meeting)
جلسات ایستاده، جلسات کوتاهی هستند که به طور منظم برگزار میشوند، آنقدر کوتاه که اغلب شرکتکنندگان میتوانند (یا گاهی باید) تمام طول مدت جلسه را بایستند؛ ترکیبی از سرعت و تجربه: روشهای انجام کار مرور میشود، اطلاعات افراد در مورد فعالیتهای تیم تا سطح مناسبی از جزئیات به روز میشود و سایر مکالمهها بیرون برده میشوند.
به این ترتیب، با مشخص شدن وضعیت برنامهی کاری افراد، انتخابهای شفافتری انجام خواهد شد. این که هر یک از افراد روی چه مواردی کار کنند، چگونه و چه وقت به صورت تاکتیکی مداخله کنند تا به اتمام یک کار در حین اجرا کمک کنند و چه وقت به عقب برگردند و چگونگی کارکرد سیستم را بررسی کنند، همگی حاصل همین جلسات ایستادهای است که اغلب بسیار ناچیز و بیاهمیت به شمار میآیند. به این ترتیب اگرچه ساده بودن تجربه، نادیده گرفتن ارزش آن را آسان میکند؛ اما جلسات ایستاده بخش جدایی ناپذیر اغلب روشهای چابک هستند و یکی از مکانیزمهای اصلی ارائهی بازخورد به تیم محسوب میشوند.
۲- جلسات تکمیل مجدد (Replenishment Meetings)
در هر سیستم تولید کششی لازم است به طور مداوم ورودیهایی به درون سیستم تزریق شوند تا تداوم فعالیت سیستم تضمین شود. جلسات تکمیل مجدد نقاطی هستند که با تعیین ورودیهای بعدی سیستم، جریان یافتن کار را تسهیل میکنند و مرز میان احتمالات و ایدهآلها را با تواناییهای واقعی سیستم شفاف میکنند. هر کدام از روشهای چابک نوعی از جلسات تکمیل مجدد را در خود دارند، برای نمونه در روش اسکرام، جلسات برنامهریزی اسپرینت (Sprint Planning) نوعی جلسات تکمیل مجدد به شمار میآیند.
جلسات تکمیل مجدد فرصت بزرگی است تا رضایت مشتری سنجیده شود، نیازهای وی بررسی شود و این نیازها با توانمندی تیم تطبیق داده شود. این جلسات، حلقهی بازخورد مهمی هستند زیرا با کنار هم قرار دادن دادههای واقعی داخل تیم و چشمانداز بیرونی، امکان تصمیمگیری بهینهتر در مورد بستههای کاری آتی را فراهم میکند. به این ترتیب، با بهرهگیری از بازخورد حاصل از این جلسات، گروه بعدی کارها که تیم بایستی آنها را تعهد کند، مشخص میشوند.
۳- سایر جلسهها
در روشهای چابک جلسات دیگری نیز به منظور مدیریت و بهبود خروجیهای سیستم، فرایندها و روشهای انجام کار طراحی شدهاند که به جلسات بازنگری (Review) و بازاندیشی (Retrospective) معروفند. به عنوان نمونه میتوان به جلسات بازنگری اسپرینت (Sprint Review) و جلسات بازاندیشی اسپرینت (Sprint Retrospective) در اسکرام و جلسات بازنگری ارائهی خدمات (Service Delivery Reviews) و جلسات بازنگری قابلیتهای سیستم (System Capability Reviews) اشاره کرد.
در این جلسات بازنگری و بازاندیشی، تیمها دادههای مربوط به عملکرد، گزارش رخدادها و به روز رسانیهای مهم را با هم و (معمولاً) با نمایندهی مشتریان و کل سازمان به اشتراک میگذارند. این که این جلسات به چه نامی و در چه فواصل زمانی برگزار میشوند، چندان مهم نیست؛ زیرا هدف از طراحی و برگزاری این جلسات، داشتن جلسات بیشتر نیست بلکه ایجاد شرایطی است که در آن با ارائهی بازخورد به موقع، شفافیت بیشتری در مورد سیستم ایجاد شود، اقدامات کلیدی موردنیاز برای بهبود وضعیت جاری تدوین شوند و در راستای آنها اقدامات لازم صورت گیرد.
گزیده:
بازخورد صبحانهی قهرمانان است. کِن بلانچارد
گروه متدهای چابک:
برای عضویت در گروه متدهای چابک، از این آدرس استفاده نمایید.
مفاهیم زیربنایی کانبان (۳)- سیاستها را شفاف بیان کنید | سُماموس
۹ مهر ۱۳۹۶ در ۲۰:۳۷[…] بخش بعدی […]
مفاهیم زیربنایی کانبان (۵)- کار در جریان را محدود کنید | سُماموس
۲۹ مهر ۱۳۹۶ در ۱۲:۱۹[…] بخش قبلی […]